Theo cơ cấu tổ chức mới, cấp xã có 2 phòng thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước, trong đó có phòng Kinh tế (đối với xã, đặc khu) hoặc phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị (đối với phường và đặc khu Phú Quốc) và phòng Văn hóa - Xã hội.
Theo quy định, 2 phòng này là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã, thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Phòng thuộc UBND cấp xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp công lập và công tác của UBND cấp xã; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
Vậy tại sao các tổ chức mới hình thành thường thành lập các phòng, ban trực thuộc?
Thực tiễn đã chứng minh rằng, các phòng ban sẽ giúp việc trong công sở, còn được gọi là phòng ban chức năng, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Chúng giúp phân chia công việc, chuyên môn hóa lao động, tối ưu hóa nguồn lực và tạo điều kiện cho sự phối hợp, làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Về phân chia công việc và chuyên môn hóa, mỗi phòng ban tập trung vào một lĩnh vực hoặc nhiệm vụ cụ thể, giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong công việc của mình.
Về tối ưu hóa nguồn lực, việc phân chia phòng ban giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực nhân sự, vật liệu, và các nguồn lực khác, giảm thiểu sự lãng phí và chồng chéo công việc.
Về nâng cao hiệu quả quản lý, việc phân chia rõ ràng các phòng ban giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý và giám sát công việc, với từng người quản lý chịu trách nhiệm cho từng bộ phận.
Về cải thiện sự phối hợp và làm việc nhóm, các phòng ban giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên biệt, tạo điều kiện cho sự trao đổi, học hỏi và hợp tác giữa các thành viên trong cùng một lĩnh vực.
Về đảm bảo tính hệ thống và đồng bộ, các phòng ban giúp đảm bảo tất cả các hoạt động của tổ chức được thực hiện đồng bộ và theo đúng quy trình, từ đó tăng cường hiệu quả và sự ổn định của tổ chức.
Tất nhiên, hiệu quả của mỗi công sở còn phụ thuộc rất nhiều vào sự điều hành của bộ máy lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu. Ngoài những am hiểu sâu sắc về pháp luật, tấm gương về đạo đức..., người đứng đầu còn cần có khả năng quy tụ nhân tài, tạo nên một nền nếp văn hóa công sở lấy phục vụ người dân làm mục tiêu hành động thì mới có thể khai thác tối đa được "nguồn lực vô hình" từ các phòng ban chức năng này.
