Tăng cường quản lý cơ sở vật chất của Trường Đại học Công đoàn trong bối cảnh số

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, quản trị đại học cũng đứng trước yêu cầu đổi mới toàn diện nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành. Trong đó, quản lý cơ sở vật chất, đặc biệt là hệ thống thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập trở thành một nội dung quan trọng trong chiến lược phát triển của các cơ sở giáo dục đại học.

Đối với Trường Đại học Công đoàn, việc ứng dụng công nghệ số vào quản lý cơ sở vật chất không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản mà còn góp phần xây dựng môi trường giáo dục hiện đại, đáp ứng yêu cầu đào tạo trong thời đại số.

Vai trò của quản lý cơ sở vật chất trong bối cảnh chuyển đổi số

Cơ sở vật chất là một trong những yếu tố nền tảng bảo đảm cho hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng của các cơ sở giáo dục đại học. Hệ thống giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm, thư viện, ký túc xá cùng các trang thiết bị giảng dạy hiện đại tạo nên môi trường học tập thuận lợi, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và trải nghiệm học tập của người học.

Trong xu thế giáo dục đại học ngày càng hướng tới chuẩn hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, yêu cầu đối với hệ thống cơ sở vật chất cũng ngày càng cao, đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, hiệu quả và bền vững.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, quản lý cơ sở vật chất không chỉ dừng lại ở việc kiểm kê, bảo quản hay sử dụng tài sản mà còn gắn với việc ứng dụng công nghệ số để theo dõi, phân tích và tối ưu hóa quá trình vận hành. Các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (Big Data), hệ thống quản lý tài sản số hóa (CMMS) hay các nền tảng quản trị đại học thông minh đang mở ra những khả năng mới trong việc quản lý tài sản, giúp các trường đại học nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, giảm chi phí vận hành và cải thiện chất lượng dịch vụ giáo dục.

Trường Đại học Công đoàn là cơ sở giáo dục đại học có lịch sử phát triển 80 năm, với nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực phục vụ tổ chức công đoàn và xã hội. Trong quá trình phát triển, Nhà trường luôn chú trọng đầu tư xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo ngày càng tăng. Hiện nay, Trường có tổng diện tích đất hơn 27 ha, bao gồm cơ sở chính tại Hà Nội và cơ sở tại Hưng Yên. Các giảng đường, phòng học và hệ thống trang thiết bị phục vụ giảng dạy đã từng bước được đầu tư theo hướng hiện đại, đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên cũng như yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy của giảng viên.

Bên cạnh đó, Nhà trường cũng đã đạt được nhiều kết quả quan trọng trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục, khi toàn bộ chương trình đào tạo đủ điều kiện kiểm định đều đã được đánh giá và công nhận. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của cơ sở vật chất trong việc bảo đảm và nâng cao chất lượng đào tạo.

Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, yêu cầu đối với công tác quản lý cơ sở vật chất ngày càng cao đòi hỏi phải có những giải pháp mới nhằm khai thác hiệu quả nguồn lực hiện có, đồng thời nâng cao năng lực quản trị tài sản trên nền tảng công nghệ số.

Thực trạng quản lý cơ sở vật chất tại Trường Đại học Công đoàn

Trong những năm qua, Trường Đại học Công đoàn đã triển khai nhiều hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý cơ sở vật chất, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thiết bị giảng dạy và học tập. Nhà trường đã ban hành các quy chế quản lý tài sản, quy định về sử dụng phòng học, hướng dẫn sử dụng thiết bị giảng dạy, quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy cũng như các quy định về sử dụng điện, bảo trì và sửa chữa thiết bị. Các quy định này góp phần hình thành khung quản lý tương đối đầy đủ cho hoạt động quản lý cơ sở vật chất, tạo cơ sở để các đơn vị trong trường thực hiện thống nhất.

Trong công tác lập kế hoạch và mua sắm thiết bị, Nhà trường đã từng bước xây dựng quy trình quản lý tương đối rõ ràng, bảo đảm việc đầu tư cơ sở vật chất phù hợp với nhu cầu đào tạo và khả năng tài chính. Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn viên chức và giảng viên có nhận thức nhất định về kế hoạch mua sắm thiết bị và quy trình quản lý tài sản. Tuy nhiên, mức độ hiểu biết và tham gia đóng góp ý kiến vào kế hoạch mua sắm vẫn chưa thật sự đồng đều giữa các đơn vị, cho thấy cần tăng cường hơn nữa cơ chế phối hợp và minh bạch thông tin trong quá trình xây dựng kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất.

Đối với hoạt động sử dụng thiết bị, các phòng học của Nhà trường được trang bị hệ thống máy chiếu, thiết bị âm thanh và các phương tiện hỗ trợ giảng dạy hiện đại. Các thiết bị này được sử dụng phục vụ trực tiếp cho hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên. Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn người sử dụng đánh giá thiết bị được sử dụng đúng mục đích và đáp ứng cơ bản yêu cầu giảng dạy. Tuy nhiên, vẫn còn một số ý kiến cho rằng việc khai thác công suất thiết bị chưa thật sự tối ưu, đặc biệt trong những thời điểm nhu cầu sử dụng tăng cao.

Trong công tác bảo trì và sửa chữa thiết bị, Nhà trường đã thực hiện việc theo dõi tình trạng thiết bị thông qua hệ thống sổ sách và các bảng theo dõi sửa chữa, bảo trì do Phòng Hành chính - Y tế quản lý. Các thiết bị sau khi được nâng cấp hoặc bảo trì thường được kiểm tra để bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trước khi đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, phương thức quản lý hiện nay vẫn chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy và dữ liệu rời rạc, chưa được tích hợp trên hệ thống quản lý số hóa, do đó việc theo dõi lịch sử sử dụng và bảo trì thiết bị chưa thật sự thuận tiện và hiệu quả.

Đối với hoạt động thanh lý thiết bị, kết quả khảo sát cho thấy nhận thức của viên chức về quy trình thanh lý vẫn còn hạn chế. Trong đánh giá về việc thiết bị được xem xét kỹ lưỡng trước khi loại bỏ, có tới 64,02% người được khảo sát lựa chọn phương án “phân vân”, 19,51% đồng ý và 7,32% hoàn toàn đồng ý, trong khi 9,15% không đồng ý với nhận định này. Điều này cho thấy mặc dù quy trình thanh lý đã được thực hiện nhưng mức độ minh bạch thông tin và sự tham gia của người sử dụng trong quá trình đánh giá tài sản trước khi thanh lý vẫn còn hạn chế, cần được cải thiện trong thời gian tới.

Nhà trường cũng đã xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất thông qua các dữ liệu quản lý tài sản, bảng theo dõi bảo trì và hồ sơ quản lý thiết bị. Việc thu thập dữ liệu này giúp Nhà trường có cơ sở để đánh giá mức độ sử dụng tài sản, từ đó đưa ra các quyết định về đầu tư, sửa chữa hoặc thay thế thiết bị khi cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống dữ liệu hiện nay vẫn chưa được số hóa hoàn toàn và chưa kết nối đồng bộ với các hệ thống quản trị khác của Nhà trường.

Bên cạnh đó, qua nghiên cứu nhận thấy rằng bối cảnh số có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất của Nhà trường. Mô hình nghiên cứu được xây dựng với ba nhóm yếu tố chính gồm cơ sở hạ tầng số, năng lực sử dụng công nghệ và chính sách chuyển đổi số. Các yếu tố này có tác động trực tiếp đến hiệu quả quản lý cơ sở vật chất. Kết quả khảo sát cho thấy, việc ứng dụng các công nghệ như IoT, CMMS hay dữ liệu lớn có thể giúp giám sát, tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất, đồng thời hỗ trợ phản hồi nhanh các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành.  

Tuy nhiên, việc triển khai các công nghệ này trong thực tế vẫn còn ở mức hạn chế, chủ yếu do các yếu tố như chi phí đầu tư ban đầu, năng lực sử dụng công nghệ của đội ngũ quản lý và mức độ hoàn thiện của các chính sách chuyển đổi số trong Nhà trường. Điều này cho thấy mặc dù Nhà trường đã có những bước đi ban đầu trong việc ứng dụng công nghệ số vào quản lý cơ sở vật chất, nhưng vẫn cần có những giải pháp đồng bộ và dài hạn để phát huy tối đa hiệu quả của chuyển đổi số trong lĩnh vực này.

Tăng cường quản lý cơ sở vật chất tại Trường Đại học Công đoàn

Từ kết quả nghiên cứu và đánh giá thực trạng, đề xuất một số nhóm giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý cơ sở vật chất của Trường Đại học Công đoàn trong bối cảnh chuyển đổi số.

Trước hết, cần tập trung hiện đại hóa hạ tầng công nghệ phục vụ quản lý cơ sở vật chất. Việc ứng dụng các hệ thống quản lý tài sản số hóa như CMMS, kết hợp với các công nghệ IoT và dữ liệu lớn sẽ giúp theo dõi trạng thái thiết bị theo thời gian thực, quản lý lịch sử sử dụng và bảo trì, đồng thời dự báo nhu cầu sửa chữa và thay thế thiết bị trong tương lai. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giảm chi phí vận hành và kéo dài tuổi thọ của thiết bị.

Thứ hai, cần nâng cao năng lực số cho đội ngũ viên chức quản lý cơ sở vật chất. Trong môi trường quản trị hiện đại, việc sử dụng công nghệ không chỉ dừng lại ở thao tác kỹ thuật mà còn bao gồm khả năng phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên thông tin số. Do đó, Nhà trường cần tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng công nghệ số cho đội ngũ quản lý cũng như cán bộ sử dụng thiết bị, nhằm bảo đảm các hệ thống công nghệ được vận hành hiệu quả.

Thứ ba, cần hoàn thiện và thực thi hiệu quả các chính sách chuyển đổi số trong quản lý cơ sở vật chất. Nhà trường cần xây dựng chiến lược chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý tài sản và thiết bị giai đoạn 2025 - 2030, xác định rõ mục tiêu, lộ trình triển khai và các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện. Trong đó, cần chú trọng chuẩn hóa quy trình thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu tài sản, bảo đảm sự đồng bộ giữa các đơn vị trong Nhà trường và khả năng tích hợp với hệ thống quản trị đại học thông minh.

Thứ tư, cần nâng cao năng lực số của người sử dụng cơ sở vật chất, bao gồm giảng viên, viên chức và sinh viên. Việc sử dụng hiệu quả các thiết bị công nghệ phụ thuộc không chỉ vào hệ thống quản lý mà còn vào nhận thức và kỹ năng của người sử dụng. Do đó, Nhà trường cần tăng cường hướng dẫn, tập huấn và truyền thông nội bộ nhằm nâng cao nhận thức về việc sử dụng và bảo vệ tài sản chung.

Cuối cùng, cần xây dựng cơ chế đánh giá hiệu quả quản lý cơ sở vật chất dựa trên dữ liệu số. Thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu về mức độ sử dụng, chi phí vận hành, hiệu quả khai thác và mức độ hài lòng của người sử dụng, Nhà trường có thể đưa ra các quyết định quản lý chính xác và kịp thời hơn. Cơ chế này không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài sản mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản trị đại học hiện đại, hướng tới mô hình trường đại học thông minh.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu của giáo dục đại học, việc đổi mới phương thức quản lý cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả quản trị và chất lượng đào tạo. Nghiên cứu về tăng cường quản lý cơ sở vật chất tại Trường Đại học Công đoàn cho thấy Nhà trường đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong việc xây dựng và khai thác hệ thống cơ sở vật chất phục vụ đào tạo, đồng thời từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản. Tuy nhiên, trước yêu cầu phát triển trong thời đại số, công tác quản lý cơ sở vật chất vẫn còn một số hạn chế như mức độ số hóa chưa đồng bộ, năng lực sử dụng công nghệ của đội ngũ quản lý còn chưa đồng đều và các chính sách chuyển đổi số chưa được triển khai một cách toàn diện.

Việc triển khai đồng bộ các giải pháp như hiện đại hóa hạ tầng công nghệ, nâng cao năng lực số cho đội ngũ quản lý, hoàn thiện chính sách chuyển đổi số và xây dựng cơ chế quản lý dựa trên dữ liệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cơ sở vật chất của Nhà trường. Đây không chỉ là yêu cầu cấp thiết trong quá trình chuyển đổi số mà còn là điều kiện quan trọng để Trường Đại học Công đoàn tiếp tục nâng cao chất lượng đào tạo, phát triển bền vững và khẳng định vị thế trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.