Mặc dù Nghị định số 140/2025/NĐ-CP không quy định trực tiếp một điều riêng về cơ chế “một cửa”, song thiết kế phân định thẩm quyền tại Chương II cho thấy cấp xã được xác lập là cấp duy nhất tiếp nhận - thẩm định - giải quyết hầu hết các thủ tục về hoạt động xây dựng trên địa bàn. 
Cách thiết kế này tạo lập mô hình “một cấp xử lý” ngay tại cấp cơ sở, giảm tầng nấc trung gian và tăng tính tiếp cận dịch vụ công.
UBND cấp xã là đầu mối giải quyết thủ tục hành chính
Theo Điều 4 và Điều 5, thẩm quyền cấp Giấy phép xây dựng, chấp thuận địa điểm xây dựng (khoản 9 Điều 53 Nghị định số 175/2024/NĐ-CP) và chấp thuận địa điểm, quy mô, thời hạn tồn tại công trình tạm (khoản 2, khoản 4 Điều 131 Luật Xây dựng) được chuyển giao từ cấp huyện xuống UBND cấp xã.
Đồng thời, Điều 7 tiếp tục chuyển toàn bộ nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động xây dựng quy định tại khoản 12, khoản 13 Điều 3 và khoản 2 Điều 164 Luật Xây dựng cho UBND cấp xã thực hiện.
Việc chuyển giao đồng bộ này giúp người dân và doanh nghiệp không phải đi qua cấp huyện để giải quyết thủ tục xây dựng; đồng thời, đặt ra yêu cầu tổ chức lại Bộ phận Một cửa tại các xã theo hướng rõ đầu mối - rõ trách nhiệm - rõ thời hạn xử lý, tăng cường trách nhiệm giải trình.
UBND cấp tỉnh phải ban hành Quy chế phối hợp
Để bảo đảm vận hành thông suốt mô hình mới, Nghị định số 140/2025/NĐ-CP buộc UBND cấp tỉnh phải đóng vai trò “nhạc trưởng” trong thiết kế quy trình liên thông giữa các cấp, các cơ quan. Cụ thể, khoản 3 Điều 5 quy định UBND tỉnh quy định trình tự, thủ tục giải quyết công trình tạm
Khoản 1 và khoản 5 Điều 8 quy định UBND tỉnh phân cấp và hướng dẫn kiểm tra công tác nghiệm thu, quản lý chất lượng công trình
Khoản 3 Điều 7 yêu cầu tỉnh xác lập cơ chế phối hợp kiểm tra, giám sát các dự án đầu tư xây dựng
Như vậy, UBND tỉnh phải ban hành tối thiểu ba nhóm văn bản: (i) Quy chế phối hợp giữa UBND tỉnh - UBND xã - các sở, ngành; (ii) Quy định chi tiết thủ tục cấp phép và công trình tạm theo mô hình một cửa; (iii) Quy định phân cấp và phối hợp kiểm tra nghiệm thu gắn với chia sẻ dữ liệu.
Điều này có ý nghĩa pháp lý quan trọng: bảo đảm thống nhất trong toàn tỉnh, tránh tình trạng mỗi xã áp dụng một quy trình khác nhau, gây nguy cơ sai thẩm quyền, phát sinh tranh chấp pháp lý.
Liên thông dữ liệu, giám sát tiến độ và phản hồi
Nghị định số 140/2025/NĐ-CP đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu giám sát hoạt động quản lý chất lượng công trình qua hệ thống thông tin. Theo Điều 8, UBND cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận - báo cáo sự cố công trình ngay cho UBND tỉnh và cơ quan quản lý xây dựng; còn Điều 7 yêu cầu xã thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ. Bên cạnh đó, Điều 30 quy định ưu tiên áp dụng cơ chế mới trong toàn bộ thời gian hiệu lực của Nghị định, đòi hỏi cơ sở dữ liệu phải thống nhất và kết nối thông suốt giữa cấp xã - sở chuyên ngành - UBND tỉnh.
Do đó, các địa phương cần triển khai phần mềm tiếp nhận - thẩm định - trả kết quả thủ tục xây dựng, đồng thời thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ gắn với trách nhiệm người đứng đầu. Việc số hóa toàn trình giúp minh bạch hóa quy trình cấp phép, tăng cường kiểm soát quyền lực, và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật trong quản lý xây dựng.
Như vậy, Nghị định số 140/2025/NĐ-CP đã chuyển trục quản lý hoạt động xây dựng từ cấp huyện sang “một cấp xử lý” tại cấp xã, đi cùng cơ chế phối hợp - phân cấp - liên thông dữ liệu do UBND cấp tỉnh thiết kế và điều hành. Đây là bước cải cách có tác động trực tiếp đến người dân, doanh nghiệp và nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý nhà nước ở cơ sở.
