Trong bối cảnh thị trường xây dựng biến động nhanh, việc tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí theo hướng gắn với dữ liệu và điều kiện thực tế là một yêu cầu cấp thiết. 
Khoảng cách giữa dự toán và thực tế triển khai
Hệ thống quản lý chi phí xây dựng hiện hành đã hình thành đầy đủ các công cụ định mức, đơn giá và phương pháp xác định chi phí. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai các dự án, nhiều chủ đầu tư và nhà thầu phản ánh sự chênh lệch giữa chi phí được phê duyệt và chi phí thực tế.
Theo phản ánh của ông Nguyễn Quốc Hiệp - Chủ tịch Hiệp hội các Nhà thầu xây dựng Việt Nam (VACC), giá vật liệu và nhân công do một số địa phương công bố có thể thấp hơn đáng kể so với thị trường. Cụ thể, đơn giá nhân công phổ biến trong công bố khoảng 210 - 240 nghìn đ/công, trong khi thực tế doanh nghiệp phải chi trả trên 400 nghìn đ/công; giá cát đắp nền trên địa bàn tỉnh Phú Thọ công bố khoảng 118 nghìn đ/m³, nhưng giá mua thực tế có thể lên tới 180 nghìn đ/m³; hay cấp phối đá dăm loại I công bố là 200 nghìn đ/m³ nhưng trong thực tế giao dịch lên tới 400 nghìn đ/m³.
Khoảng chênh lệch này có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hợp đồng của nhà thầu, tiến độ triển khai dự án cũng như công tác điều chỉnh, thanh toán chi phí. Hiện tượng này không chỉ xuất hiện ở một vài dự án riêng lẻ, mà có xu hướng tích tụ, trở thành một dạng rủi ro trong quản lý chi phí xây dựng.
Theo BQLDA Mỹ Thuận (Bộ Xây dựng), ngay cả việc xác định giá cát tại mỏ theo cơ chế đặc thù cũng rất khó khăn, đặc biệt trong trường hợp các mỏ không khai thác hết trữ lượng do khối lượng còn lại không bảo đảm chất lượng (nên dừng để đóng cửa mỏ hoặc mỏ bị sạt lở phải đóng cửa mỏ…), nhưng các chi phí vẫn phải thực hiện đầy đủ theo khối lượng được cấp phép.
Thực tiễn tại một số địa phương cho thấy, công cụ quản lý chi phí không thiếu, nhưng chất lượng dữ liệu đầu vào còn hạn chế. Tại Hà Nội, công cụ quản lý chi phí không thiếu, nhưng vấn đề nằm ở chất lượng dữ liệu đầu vào. Sở Xây dựng Hà Nội cho biết, giá VLXD được công bố định kỳ, song nguồn dữ liệu chủ yếu dựa vào báo giá từ các doanh nghiệp cung cấp, trong khi chưa có cơ chế kiểm chứng độc lập hoặc hệ thống thu thập dữ liệu chuẩn hóa.
Hệ quả là, giá công bố không phản ánh đầy đủ thị trường; cùng một loại vật liệu có thể có nhiều mức giá khác nhau; chủ đầu tư và tư vấn gặp khó khăn khi lập dự toán sát thực tế.
Trong bối cảnh giá vật liệu phụ thuộc mạnh vào biến động xăng dầu và thị trường quốc tế, cơ chế công bố theo tháng hoặc quý càng làm gia tăng độ trễ, khiến công cụ quản lý giảm tính cập nhật so với thị trường.
Trong khi đó, tại TP.HCM, thách thức nằm ở quy mô và độ phức tạp của thị trường. Theo Sở Xây dựng TP.HCM, sau quá trình sáp nhập và mở rộng không gian phát triển, Thành phố phải quản lý chi phí trong một hệ sinh thái bao gồm: đô thị trung tâm; khu công nghiệp; khu logistics - cảng biển; khu vực ven biển và du lịch.
Trong điều kiện đó, giá vật liệu, nhân công và chi phí thi công có thể biến động nhanh theo khu vực và thời điểm. Tuy nhiên, hệ thống công bố giá vẫn vận hành theo chu kỳ, dẫn đến khoảng cách ngày càng lớn giữa công cụ quản lý và thực tế thị trường.
Đồng thời, nhiều loại công trình đặc thù như: metro, công trình ngầm, công trình trong đô thị mật độ cao, chưa có định mức phù hợp, khiến việc áp dụng hệ thống định mức hiện hành trở nên lúng túng.
Còn tại Đà Nẵng, vấn đề nổi bật không chỉ là giá hay định mức, mà là phương thức quản lý chi phí. Theo Sở Xây dựng Đà Nẵng, việc kiểm soát chi phí diễn ra chủ yếu ở giai đoạn thẩm định hoặc quyết toán, dẫn đến sai lệch chi phí chỉ được phát hiện khi dự án đã triển khai; khoảng cách giữa dự toán và giá trúng thầu ngày càng lớn; cơ quan quản lý phải xử lý hậu quả thay vì kiểm soát rủi ro từ đầu.
Đồng thời, việc thiếu cơ sở dữ liệu chi phí khiến công tác so sánh, dự báo và điều chỉnh chi phí còn hạn chế.
Yêu cầu hoàn thiện mô hình quản lý chi phí
Từ thực tiễn trên có thể thấy, hệ thống quản lý chi phí hiện nay còn mang tính ổn định cao, trong khi thị trường xây dựng có xu hướng biến động nhanh.
Theo phân tích của Viện Kinh tế xây dựng (Bộ Xây dựng), vấn đề không chỉ nằm ở từng công cụ riêng lẻ, giá hay định mức, mà ở mối liên kết giữa các công cụ quản lý chi phí tổng mức đầu tư - dự toán - gói thầu đang vận hành rời rạc, thiếu liên kết, chưa được thiết kế đồng bộ, dẫn đến chênh lệch chi phí giữa các giai đoạn nhưng không có cơ chế xử lý.
Nhìn ra thế giới cho thấy, cách tiếp cận của Nhật Bản là một hướng đi khá phù hợp với Việt Nam trong ngắn hạn: Duy trì kỷ luật chi phí thông qua hệ thống định mức và giá trần. TS Phạm Văn Khánh - Tổng hội Xây dựng Việt Nam cho biết, tại Nhật Bản, Nhà nước xây dựng hệ thống định mức và dự toán chi tiết, từ đó xác lập giá trần cho các dự án công. Mô hình này đảm bảo: kỷ luật ngân sách; tính minh bạch; khả năng kiểm soát chi phí ở mức cao. Tuy nhiên, mô hình này cũng bộc lộ hạn chế khi thị trường biến động nhanh. Do đó, nó có thể phù hợp với Việt Nam trong ngắn hạn, khi hệ thống định mức vẫn đóng vai trò chủ đạo.
Ngược lại, mô hình của New Zealand cho thấy cách xử lý bài toán mà Việt Nam đang gặp phải: Đưa dữ liệu thị trường và lập kế hoạch chi phí vào trung tâm quản lý... Theo TS Lê Thị Hoài Ân - Trường Đại học Massey, tại New Zealand, chi phí được quản lý theo phương pháp lập kế hoạch chi phí, là một quá trình liên tục gắn với thiết kế và vòng đời dự án. Hệ thống này dựa trên: Cơ sở dữ liệu chi phí; đội ngũ chuyên gia định giá; chỉ số giá và giá trị chuẩn tham chiếu thị trường. Nhờ đó, chi phí được điều chỉnh linh hoạt theo thực tế, giảm sai lệch và tăng hiệu quả đầu tư. Mô hình này gợi mở cách tiếp cận có thể tham khảo đối với Việt Nam, đặc biệt trong xử lý vấn đề dữ liệu và liên kết chi phí.
Theo ông Nguyễn Thành Long - Chủ tịch HĐTV, Giám đốc Điều hành VinaQS, xu hướng quốc tế trong quản lý chi phí xây dựng hiện nay không còn dừng ở việc hoàn thiện định mức hay đơn giá riêng lẻ, mà đang chuyển sang chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quá trình quản lý chi phí.
Cụ thể, các chuẩn mực của RICS - Một tổ chức nghề nghiệp quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và bất động sản của Anh quốc cho thấy 3 hướng chuyển dịch chính: Thứ nhất, chuẩn hóa đo bóc khối lượng, tức là thống nhất cách tính khối lượng công việc giữa các chủ thể (chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu), qua đó hạn chế sai lệch ngay từ đầu; Thứ hai, tích hợp chi phí vào Mô hình thông tin công trình (BIM 5D), cho phép theo dõi và cập nhật chi phí theo thời gian thực cùng với tiến độ và thiết kế; Thứ ba, quản lý chi phí theo rủi ro và vòng đời dự án, thay vì chỉ kiểm soát chi phí tại một thời điểm, giúp nhận diện và xử lý sớm các biến động ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
Theo cách tiếp cận này, chi phí xây dựng không còn là một “con số tĩnh” trong hồ sơ, mà trở thành một dòng dữ liệu động, được cập nhật liên tục và gắn với toàn bộ quá trình hình thành, vận hành công trình. Mô hình này đặt ra yêu cầu chuyển đổi số mà Việt Nam hiện mới ở giai đoạn khởi đầu.
Các kinh nghiệm này không phải là mô hình áp dụng trực tiếp, nhưng gợi mở cách tiếp cận đáng để Việt Nam tham khảo, đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng dữ liệu; tăng tính linh hoạt của công cụ quản lý; gắn chi phí với vòng đời dự án.
Từ các phân tích trên, có thể xem xét lộ trình hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí theo các bước. Trong ngắn hạn, thực hiện rà soát, cập nhật định mức và giá xây dựng; trong trung hạn, xây dựng cơ sở dữ liệu giá và tăng cường liên thông giữa các công cụ; và trong dài hạn, từng bước tiếp cận quản lý chi phí dựa trên dữ liệu, thị trường và vòng đời dự án. Đây là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả đầu tư và hạn chế rủi ro trong hoạt động xây dựng.
