​​​​​​​Quản lý chi phí hiệu quả trong tranh chấp xây dựng tại SIAC

Thông qua Hội thảo “Kỹ năng quản lý chi phí trong tranh chấp xây dựng tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore - SIAC”, do CNC Counsel vừa tổ chức ngày 9/4, các doanh nghiệp Việt Nam đã hiểu rõ hơn các quy định mới nhất của SIAC 2025 và tối ưu hóa chi phí trong trọng tài quốc tế. 

Áp dụng cơ chế khẩn cấp tạm thời

Theo chia sẻ của bà Mah Sue Ann - Quản lý Cấp cao về chiến lược và phát triển pháp lý của SIAC, các đổi mới chính trong Quy tắc trọng tài SIAC 2025 bao gồm: (1) Cơ chế quyết định sơ bộ, cho phép Hội đồng Trọng tài ra quyết định nhanh về các vấn đề pháp lý rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể; (2) Thủ tục rút gọn, áp dụng cho các tranh chấp có giá trị thấp hoặc khi các bên có thỏa thuận, nhằm đơn giản hóa quá trình giải quyết; (3) Cơ chế khẩn cấp tạm thời (emergency interim relief), giúp cải tiến thủ tục để cho phép yêu cầu biện pháp khẩn cấp trước khi nộp Thông báo Trọng tài, tăng tính linh hoạt cho các bên; (4) Cập nhật về thời hạn và quy trình tố tụng, giúp rút ngắn thời gian phản hồi và yêu cầu phán quyết cuối cùng được đưa ra trong thời hạn cụ thể, tăng tốc độ giải quyết tranh chấp.

SIAC cập nhật quy tắc này nhằm phản ánh thực tiễn tố tụng hiện đại, đáp ứng nhu cầu từ các bên tranh chấp ngày càng phức tạp, đồng thời tăng tính cạnh tranh so với các Trung tâm trọng tài khác như: Trung tâm trọng tài quốc tế ICC, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Hồng Kông (HKIAC)…

Bà Mah Sue Ann cho rằng, các đổi mới chính trong Quy tắc trọng tài SIAC 2025 sẽ giúp giảm thời gian xử lý tranh chấp, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng tiếp cận chuẩn mực quốc tế; Cung cấp nhiều lựa chọn thủ tục phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Bà Mah Sue Ann khuyến nghị, doanh nghiệp Việt Nam cần hiểu rõ và làm quen với các quy tắc mới, bởi doanh nghiệp rất có thể gặp khó khăn nếu thiếu kinh nghiệm tranh tụng quốc tế hoặc không có luật sư chuyên sâu đồng hành.

Tối ưu hóa chi phí và tránh xử lý “khi đã muộn”

Chia sẻ về cách tối ưu hóa chi phí trong trọng tài SIAC, ông Lê Thế Hùng - Luật sư điều hành CNC Counsel cho biết, có 5 cách tối ưu hóa chi phí bao gồm: (1) Lựa chọn thủ tục phù hợp, sử dụng Quy trình rút gọn hoặc Quy trình khẩn trương khi có thể để giảm thời gian và chi phí; (2) Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, bảo đảm hồ sơ đầy đủ và rõ ràng để tránh việc yêu cầu bổ sung hoặc tranh cãi không cần thiết; (3) Sử dụng chuyên gia hiệu quả, đúng thời điểm, tránh sử dụng sai vai trò, trùng lắp nhiệm vụ khiến chi phí tăng không cần thiết; (4) Quản lý tài liệu và bằng chứng, sử dụng công nghệ để quản lý một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí in ấn và lưu trữ; (5) Thỏa thuận về chi phí trước với luật sư và các bên liên quan để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Việc tối ưu hóa chi phí trong trọng tài SIAC có thể là khó đối với doanh nghiệp lần đầu tham gia trọng tài quốc tế, nhưng hoàn toàn khả thi nếu có sự chuẩn bị và tư vấn đúng.

Luật sư Lê Thế Hùng khuyến nghị các bên Việt Nam cần nắm rõ các quy định và thủ tục của SIAC để áp dụng phù hợp; tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong trọng tài quốc tế, đặc biệt là nên hợp tác với đơn vị luật sư có kinh nghiệm với SIAC; chuẩn bị kỹ lưỡng và có chiến lược rõ ràng để tối ưu hóa chi phí.​

Chia sẻ kinh nghiệm rõ hơn về các nội dung liên quan đến chi phí trong trọng tài SIAC, ông Kelvin Aw - Luật sư thành viên, CMS (Singapore) cho rằng, quản lý chi phí trọng tài quốc tế không chỉ là theo dõi các khoản đã chi, mà là một chiến lược tổng thể từ giai đoạn đàm phán hợp đồng đến khi tranh chấp phát sinh.

Các nội dung chính trong quản lý chi phí trọng tài gồm có: (1) Chi phí nộp đơn & phí quản lý của SIAC; (2) Phí trọng tài viên (tính theo giờ hoặc theo vụ việc); (3) Chi phí luật sư, chuyên gia, nhân chứng; (4) Chi phí tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp (cơ sở vật chất, phiên dịch, kỹ thuật số...); (5) Chi phí phát sinh do kéo dài thời gian hoặc điều chỉnh chiến lược tranh tụng.

Trong đó, vấn đề cốt lõi là phải dự trù ngân sách ngay từ đầu, dự toán chi phí hợp lý và lựa chọn chiến lược thủ tục phù hợp ngay từ đầu là yếu tố quyết định 70% hiệu quả tài chính của vụ tranh chấp. Đồng thời, hiểu và chọn đúng cơ chế thủ tục (rút gọn, thông thường, trọng tài khẩn cấp).

Theo ông Kelvin Aw, các bên Việt Nam thường thiếu dự toán chi phí ngay từ đầu, tâm lý “bắt đầu mới tính sau” khiến chi phí phát sinh không kiểm soát và không quen làm việc với chuyên gia nước ngoài nên dễ bị đội chi phí.

Do đó, ông Kelvin Aw khuyến nghị cần thiết kế hợp đồng tốt từ đầu, đặc biệt các điều khoản về giải quyết tranh chấp và chi phí trọng tài; đào tạo đội ngũ pháp lý nội bộ về kỹ năng chuẩn bị hồ sơ, lập ngân sách tranh tụng; và hợp tác sớm với luật sư và chuyên gia trọng tài, tránh xử lý “khi đã muộn”.

Chuyên gia trọng tài xây dựng là “vũ khí chiến lược”

Bổ sung cho những khuyến nghị liên quan đến việc lựa chọn sử dụng chuyên gia trong trọng tài SIAC, ông Maximilian D.Benz - Chuyên gia khối lượng, SJA (Singapore) cho rằng, việc sử dụng chuyên gia trong trọng tài xây dựng là “vũ khí chiến lược” nhưng nếu dùng sai cách thì sẽ phản tác dụng.

Theo ông Maximilian D.Benz, các yếu tố cần cân nhắc khi sử dụng chuyên gia là tính phù hợp chuyên môn của chuyên gia với loại tranh chấp (định giá, tiến độ, thiết kế…); thời điểm mời chuyên gia, nên từ đầu vụ việc để chuyên gia định hướng hồ sơ ban đầu, không đợi đến khi tranh chấp leo thang; tính độc lập, trung lập, uy tín của chuyên gia, và kinh nghiệm quốc tế nếu vụ việc mang yếu tố nước ngoài; kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là khả năng làm chứng và trả lời thẩm vấn (cross-examination); và chi phí tương xứng với vai trò - tránh “lạm dụng chuyên gia” cho các vấn đề nhỏ.

Trong đó, yếu tố then chốt đối với các bên của Việt Nam là khả năng truyền đạt logic, mạch lạc, dễ hiểu trong môi trường tố tụng quốc tế, đặc biệt khi chuyên gia phải bảo vệ quan điểm trước Hội đồng Trọng tài quốc tế. Nhiều chuyên gia kỹ thuật giỏi nhưng không quen trình bày bằng tiếng Anh, hoặc thiếu kinh nghiệm tranh tụng, có thể khiến giá trị chứng cứ bị giảm mạnh.